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  • 索 引 号:788161810/2016-11034
  • 分    类:其他类
  • 发布机构:公共资源交易监督管理局
  • 发文日期:2016-11-07 15:10
  • 名    称:开标过程存档备查
  • 文    号:

开标过程存档备查

2016-11-07 15:10发布机构:公共资源交易监督管理局
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填报单位:麻城市公共资源交易监督管理局

职权编码

职权名称

开标过程存档备查

子项名称

行使主体

麻城市公共资源交易监督管理局

职权依据

【法律】《中华人民共和国招标投标法》(1999年8月30日国家主席令第21号)

第三十六条 开标时,由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,也可以由招标人委托的公证机构检查并公证;经确认无误后,由工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件,开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录,并存档备查。

【法规】《湖北省公共资源招标投标监督管理条例》(2015年5月28日省人大常委会公告第一百七十八号)

第十五条 参与招标投标活动的当事人应当遵守公共资源交易中心开标、评标现场工作规程,严格按照法律、法规和招标文件规定的程序开展开标、评标活动。公共资源交易中心应当按照规定将招标投标资料和现场监控音像资料及文字记录整理、归档、保存,提供查询服务,为综合监督管理机构和有关行政监督部门实施监督提供条件。

受理范围及条件

招标投标项目开标过程档案

需提交的材料

进入公共资源交易中心的项目在招投标过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同类型的文件材料:

1.备案登记材料;

2.资格预审材料;

3.开评标材料;

4.中标候选人公示及合同文件材料;

5.相关电子、音像材料;

6.其它需要作为档案保存的材料。

法定期限

根据档案类型不同,依据《湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法》规定的期限进行处理。

承诺期限

根据档案类型不同,依据《湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法》规定的期限进行处理。

特别程序及期限

收费依据及标准

不收费

职权运行流程

收集→整理归档→保管→利用

责任事项

1.收集责任:收集招标人或经办人移交的招投标档案材料,及时登记,做好档案材料的立卷、归档,同时按国家规定向同级国家综合档案馆移交。

2.整理责任:分类排列整理,组装案卷,编制档号、案卷目录等,逐步建立电子档案,依法归档。

3.保管责任:设置专门的招投标档案室,确保档案的安全与完整;按时间顺序排列,同一项目档案不得分开排列;遵守招投标档案保存期限的有关规定;依法做好检查、登记、销毁等管理工作。

4.利用责任:依法提供查阅服务。

5.其他法律法规规章文件规定应履行的责任。

责任事项依据

1.【规范性文件】湖北省公共资源交易监督管理局 湖北省档案局《关于印发<湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法>的通知》(鄂公共资源局〔2014〕24号 2014年3月12日)第五条 各级中心应设有专职(或兼职)的招投标档案管理人员,具体负责招投标档案的集中管理和利用工作,并保持人员相对稳定。档案管理人员应当忠于职守,遵守档案保密纪律。第六条 招标人(招标代理机构)或经办人负责招投标档案原始记录的收集、整理和移交工作。中心档案管理人员收到移交的招投标档案材料后,应及时登记,并做好档案材料的立卷、归档,同时按国家规定向同级国家综合档案馆移交。第七条 招投标档案应当齐全、规范、真实地反映招标投标活动的全部内容。档案应尽可能使用原件或正本,若无原件或正本材料的,可采用复印件或副本归档,但要注明原件存放地点。第八条 档案的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能接受和使用热敏纸、铅笔、复写纸等不能长期保存的载体和书写材料。档案文字材料一般应采用A4幅面。音像电子材料的品质应符合国家有关规定要求。第九条 招投标档案材料,一般应在中标通知书发出后15日内移交归档。第十条 招投标档案内容包括备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同文件材料及其电子、音像材料。

2.《关于印发<湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法>的通知》第十一条 招投标档案归入专业档案,分年度整理。一个项目原则上组一个案卷。卷内文件材料按备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同顺序排列。第十二条 招投标档案应装入牛皮纸制作的档案盒内,盒面标明项目名称、招标编号、归档时间。盒内应编制卷内目录,其栏目有:件号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、备注。盒后应有备考表,其格式参照科技档案案卷格式。第十三条 招投标档案应编制档号,档案结构如:31-Zz2013002-1,其中31为全宗号,Zz为分类与目录号,其中,Z表示专业档案,z表示招投标档案,2013表示2013年形成的招投标档案,002表示第2个项目,1表示该项目第1卷。第十四条 招投标档案应编案卷目录,其栏目有:案卷号、责任者、案卷题名、起止日期、备注。招投标电子、音像档案材料分年度、按项目分别建档,并编制保管单位目录。第十五条 各级中心在建立纸质档案的同时,应逐步建立完备的电子档案,实现用计算机对档案的储存和管理。第十六条 招投标电子文件的归档整理按《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)等规定执行。

3.《关于印发<湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法>的通知》第十七条 各级中心应设置专门的招投标档案室,档案室应具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案,应当及时采取修补、复制、收集等补救措施,确保档案的安全与完整。第十八条 招投标档案应按照时间顺序排列,同一项目档案不得分开排列。第十九条 招投标档案保存期限一般不少于10年。其中未中标人投标文件保存期限不少于1年,开评标现场录音、录像材料保存期限不少于6个月。对保存期限10年以上的招投标档案,中心在保存一段时间(不少于3年)后,可以直接移交由同级综合档案馆保管。第二十条 档案管理人员每半年对档案归档情况进行一次全面检查,并做好检查记录,及时发现和纠正存在的问题。第二十一条 对超过保管期的档案,档案管理人员必须登记造册,并经主管负责人批准后,依据《中华人民共和国档案法》的有关规定程序监督销毁。

4.《关于印发<湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法>的通知》第二十二条 因工作需要查阅招投标档案,应办理查阅手续,填写《档案查阅申请表》,经有关负责领导批准后方可查阅。阅读档案应在指定位置和管理人员在场的情况下进行,招投标档案原则上不得外借。查阅档案时不得私自复制、调换、涂改、损毁、划线等,否则按《中华人民共和国档案法》的有关规定予以处罚。

职责边界

责任分工

1.县级:负责本级中心招投标档案管理工作的监督检查和业务指导,负责进场交易项目招投标档案的具体管理工作。

乡镇:无。

二、相关依据

【规范性文件】湖北省公共资源交易监督管理局 湖北省档案局《关于印发<湖北省进场招标投标项目档案管理暂行办法>的通知》(鄂公共资源局〔2014〕24号 2014年3月12日)

第四条 各级档案行政管理部门、公共资源交易(招投标)综合监管部门负责本级和下级中心招投标档案管理工作的监督检查和业务指导;各级中心负责进场交易项目招投标档案的具体管理工作。

承办机构

麻城市公共资源交易中心

咨询方式

0713-2953779,湖北省麻城市公共资源交易中心(行政服务中心5楼)

监督投诉方式

0713-2955759,湖北省麻城市公共资源交易监督管理局市场管理科(行政服务中心5楼)



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